Essere organizzati e produttivi con il Metodo delle 5S

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Oggi parliamo del metodo delle 5S, un sistema di organizzazione che nasce nel mondo industriale, ma che possiamo applicare ad ogni ambito della nostra vita.

In occidente le aziende lavorano al 90% con i metodi della vecchia produzione tayloristica.
Da Oriente però si stanno alzando da qualche anno “venti di novità”.
A partire dal modello sviluppato in Toyota si sta diffondendo la lean production (produzione snella), un sistema di produzione molto flessibile e costumizzato.

La produzione snella fonda le sue basi sulla semplicità:

  1. prodotti che possono essere costruiti e montati semplicemente
  2. postazioni di lavoro (= la nostra casa, o il nostro ufficio, o la nostra vita) organizzate e gestibili con semplicità
  3. attrezzature di lavoro semplici e semplicemente reperibili.

È quindi facile capire perché sia un ottimo sistema da applicarsi anche in ambito extra-industriale.

Il primo passo per raggiungere questo obiettivo è proprio l’applicazione del metodo delle 5 S.

I benefici che questo metodo mira ad ottenere sono:

  • Maggior sicurezza: se un luogo è pulito, organizzato e ordinato, è anche più sicuro
  • Maggior efficienza:riduce il tempo per cercare le cose che servono e inoltre pulire ed ispezionare elettrodomestici & co aumenta la probabilità di trovare e risolvere in anticipo i problemi
  • Migliora la nostra efficienza
  • Migliora la qualità qualità della nostra vita.

Ma quali sono le 5 S?

Eccole:

  • Sgomberare
  • Sistemare
  • Splendere
  • Standardizzare
  • Sostenere

Sgomberare

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La prima delle 5S significa separare il necessario dal non necessario ed eliminare quest’ultimo.

Come classificare il materiale presente in un’area, identificando ed eliminando ciò che non serve?

  • Usato almeno una volta a settimana?
  • Quanto lo usiamo?
  • E’ sicuro usarlo?

Questo passo è un modo eccellente per liberare spazio allontanando cose come: attrezzature rotte o obsolete, scarti ed eccessi di vestiti, giocattoli, ecc…

Sistemare

Ovvero creare un posto per ogni cosa ed identificarlo chiaramente, il che significa:

  • Disporre ciò che serve in modo che sia semplice ed efficiente accedervi
  • Semplificare i nostri ambienti di vita (o anche solo la nostra scrivania)

L’individuare dove le cose sono collocate (individuazione “a colpo d’occhio”) porta al concetto di Visual Control.

Il Controllo Visivo si ha quando chiunque può comprendere all’istante il modo in cui si deve svolgere una certa attività e può individuare con un’occhiata la collocazione degli oggetti. Con il Visual Control, c’è un’unica collocazione possibile per ogni oggetto, e si può comprendere immediatamente se una certa operazione stia procedendo come dovrebbe o sia fuori specifica.

Dove va il detersivo per i piatti? Dove metto il bucato sporco chiaro e quello colorato? Tutte queste domande con il Visual Control perderanno motivo di esistere (e voi avrete uno di quei deliziosi contenitori da lavanderia a tre scomparti!).

Splendere

Questo passo comporta il pulire, controllare e risistemare i vari ambienti.

Significa pulire tutto, mantenerlo pulito e utilizzare le attività di pulizia per assicurarsi che la nostra casa non abbia crepe, macchie di muffa, elettrodomestici danneggiati.

Va fatto in modo costante, magari predisponendo un planning settimanale.

In pratica significa controllare l’ordine e pulizia creati; una volta che sono state eliminate le cose inutili e ricollocate quelle necessarie.

È faticoso all’inizio ma dà tantissima soddisfazione!

Standardizzare

Creare principi per tenere gli ambienti (o le attività) in ordine, organizzata e pulita, e rendere tali principi ovvi e visibili per tutti.

La standardizzazione è fondamentale per non ripiombare nel caos, per passare da occuparci di tutto da sole all’imparare l’arte della delega e per far passare il sistema da “Guarda che cosa si è inventata stavolta” a “Come è facile vivere nell’ordine se collaboriamo tutti”.

Possiamo rendere pubblico il planning delle pulizie, creare un tabellone con le attività settimanali e il “chi fa cosa”, ma dobbiamo fare in modo che tutti siano a conoscenza del nuovo sistema e lo portino avanti con convinzione.

Significa in sostanza integrare il metodo all’interno delle normali attività quotidiane rendendolo così un’abitudine come lavarsi i denti.

Sostenere

È il passo più difficile ma anche il più importante. Significa credere davvero in questo cambiamento, portarlo avanti e darsi una mano uno con l’altro nei momenti di stanca così che il sistema si automantenga.

Vuol dire anche non essere noi per prime a mollare il colpo, accettare che qualcuno ci faccia notare quando abbiamo delle carenze o quando non stiamo applicando i principi in modo opportuno.

Gli scivoloni ci saranno ma vedrete che avrete un mare di soddisfazioni!

Commenti

  1. …ma come lo sapevi? le 5S cascano a fagiuolo, è davvero ciò di cui avevo bisogno in questo momento di riorganizzazione dove tutto sembra essere importante, ma senza reali e specifiche priorità sta diventando un caos!!! 🙂

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